Interne Meldestelle
auf Basis des Bündner Standards — institutionelle Konzeptgrundlage
Prävention · Erfassung · Bearbeitung · Begleitung
Strukturen & Zuständigkeiten
Organisatorische Einbettung und Anforderungsprofil
Organisatorische Verankerung
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- Von Institutionsleitung bestimmt, direkt unterstellt
- Agiert außerhalb der Führungslinie (für Niederschwelligkeit)
- Eine oder mehrere Personen je nach Größe der Organisation
- In sehr kleinen Institutionen: Ausnahme möglich (Leitung = Meldestelle)
- Aufgaben, Zuständigkeiten, Kompetenzen und Meldeweg klar definiert und bekannt
⚠ Bei sehr kleinen Institutionen: erhöhte Hemmschwelle beachten — Niederschwelligkeit nicht mehr zwingend gegeben.
Formelle Anforderungen an Personen
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- Außerhalb der Führungslinie angesiedelt
- Von Adressat:innen, Personal und Leitung anerkannt und akzeptiert
- Kenntnis des Bündner Standards sowie der Organisationsabläufe
- Entsprechende Aus- oder Weiterbildung oder Bereitschaft zur Qualifizierung
- Fachkompetenz im Bereich der Kernaufgaben der Organisation
Fachliche & persönliche Kompetenzen
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- Grundwissen zu Macht, (sexualisierter) Gewalt und struktureller Prävention
- Methoden- und Beratungskompetenz
- Professionelle und adäquate Reaktion auf Hinweise und Verdachtsmomente
- Standhaftigkeit gegenüber Instrumentalisierungsversuchen
- Rollenklarheit und Wissen über Führungs-/Organisationsstruktur
- Hohe (Selbst-)Reflexionsfähigkeit und Selbstfürsorge
- Kenntnis eigener Grenzen; wissen, wo Unterstützung zu erhalten ist
Interne vs. Externe Meldestelle
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- Intern: Anlaufstelle der Institution, in Führungsstruktur eingebettet
- Extern (Ombudsstelle): Unabhängige Beratung, außerhalb der Organisation
- Externe Meldestelle je nach Zielgruppe bestimmen und im Organisationskonzept festhalten
- Aufgabenfeld und Kompetenzen der Ombudsstelle können unterschiedlich definiert sein
Organisatorische Voraussetzungen
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- Pflichtenheft mit klaren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rollen
- Handlungskonzept/-ablauf für Grenzverletzungen
- Ausreichende zeitliche Ressourcen und kurzfristige Erreichbarkeit
- Vertretungsregelung bei Nichterreichbarkeit (besonders Stufen 3 & 4)
- Bekanntmachung der Meldestelle bei Personal, Adressat:innen, Angehörigen und Aufsicht
Alternative Bezeichnungen
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Der Name „Interne Meldestelle" kann je nach Organisationskultur durch eine zugänglichere Bezeichnung ersetzt werden, die Beratung und Vertrauen betont statt Kontrolle und Meldung:
- Beratungsstelle für Grenzachtung
- Vertrauens- und Beratungsstelle
- Fachstelle Grenzsituationen
- Vertrauenspunkt
- Grenzen achten
- Anlaufstelle Schutz und Beratung
Die Wahl der Bezeichnung beeinflusst die wahrgenommene Niederschwelligkeit. Namen mit „Beratung" und „Vertrauen" senken die Hemmschwelle.
Infrastruktur der Meldestelle
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- Arbeitsplatz mit datensicherer Ablagemöglichkeit (Datenschutz der Meldungen)
- Eigener Rechner
- Eigene Handynummer, die ausschließlich für die Meldestelle genutzt wird — nicht die persönliche Nummer der zuständigen Person
- Eigene Mailadresse der Meldestelle
- Postfach (physisch)
- Infomaterial in leichter Sprache — für PatientInnen / Adressat:innen, Mitarbeitende, Einrichtung (z.B. PUK)
Konzeptdokumente & Materialien
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- Konzept: Konzeptgrundlage Meldestelle (z.B. nach Vorlage Brändi AG erweiterbar)
- Factsheet: Kurzübersicht für Mitarbeitende und Adressat:innen
- Meldewegplakat: Visueller Überblick des Meldewegs für Aushang in der Einrichtung
- Erfassungsformulare (Pflicht, nach Bündner Standard Raster)
- Handlungsablauf für sexuelle Grenzverletzungen (separates Dokument)
Meldeprozesse & Abläufe
Stufenmodell, Triage und Fallbearbeitung
Einstufung: Stufenmodell der Grenzverletzungen
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- Stufen 1 & 2 — Leichte Grenzverletzungen: Direktbearbeitung durch Meldestelle möglich
- Stufen 3 & 4 — Schwere Fälle: Umgehende Weiterleitung an Leitung mit Weisungsbefugnis
- Im Zweifelsfall: immer höhere Einstufung wählen (Grundsatz)
Stufe 1 & 2 → Meldestelle
Stufe 3 & 4 → Leitung
Ablauf Stufen 1 & 2 (leichte Fälle)
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1Freiwillige, niederschwellige, formlose Kontaktaufnahme zur Meldestelle
2Gemeinsame Besprechung und Analyse des Ereignisses
3Diskussion und Entscheidung über Reaktionen und Maßnahmen
4Obligatorisches Ausfüllen des Erfassungsformulars
5Freiwillige (auch anonymisierte) Meldung an Leitung mit Weisungsbefugnis möglich
6Direkte Bearbeitung durch Meldestelle oder Weitergabe
Ablauf Stufen 3 & 4 (schwere Fälle)
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1Kontaktaufnahme zur Meldestelle oder direkt zur Leitung
2Entgegennahme und Besprechung des Erfassungsformulars
3Umgehende Weiterleitung an Leitung mit Weisungsbefugnis
4Begleitung der meldenden Personen durch die Meldestelle
5Leitung entscheidet weiteres Vorgehen
6Prüfung auf strafrechtliche Relevanz
7Bei Bedarf: Einbezug externer Fachpersonen und Fachstellen
Vorfallsarten und Ebenen
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- Adressat:in → Adressat:in: Gewalt / Übergriffe
- PIV → Adressat:in: Nicht tolerierbare Handlungen
- Adressat:in → PIV: Gewalt gegen Person in Verantwortung
- Adressat:in: Selbstverletzendes Verhalten
- PIV → PIV: Mobbing, Suchterkrankung
Ereignistypen: allgemeine Grenzverletzungen · sexualisierte Grenzverletzungen · unklare Fälle · auffällige Beobachtungen · Unsicherheit bei Einschätzung
Kernfunktionen der Meldestelle
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- Niederschwellige Anlaufstelle für Klient:innen, Personal und Angehörige
- Unterstützung und Ermutigung zur Inanspruchnahme von Hilfe
- Sicherstellung der Versorgung aller Beteiligten nach einem Ereignis
- Förderung einer offenen Fehlerkultur
- Triagefunktion: Entscheidung über das weitere Vorgehen
- Hilfe bei der Einstufung von Grenzverletzungen
- Begleitung und Unterstützung im gesamten Prozess
Operativer Nachsorge-Ablauf (Bogen-Workflow)
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Interner Ablauf der Meldestelle nach Eingang eines Erfassungsbogens:
1Erfassungsbogen geht ein (Fach TL → Übergabe an Meldestelle)
2Meldestelle nimmt aktiv Kontakt auf zur meldenden Person — Ziel: Klärung und Nachsorgeinfo/-angebot
3Bogen kommt zurück in Ordner „Nachbesprechen"
4Jeder Bogen wird nochmals mit der meldenden Person besprochen
5Entscheidung: Wo und mit wem wird erneut besprochen?
6Ablage in „Abgeschlossen" — wenn kein weiterer Gesprächsbedarf und keine Klärung notwendig
Die Meldestelle wartet nicht passiv — sie geht aktiv auf meldende Personen zu. Kein Bogen darf ohne Nachgespräch abgelegt werden.
Rechtliche Grundlagen
Pflichten, Schweigepflicht, strafrechtliche Relevanz
Schweigepflicht
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- Personen der Meldestelle halten sich an die Schweigepflicht
- Gilt für alle Stufen
- Schutz der meldenden Personen und Betroffenen
- Anonymisierte Meldung an Leitung möglich (Stufen 1 & 2)
Meldepflicht
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- Meldepflicht gilt bei Grenzverletzungen der Stufen 3 und 4
- Umgehende Weiterleitung an Leitung mit Weisungsbefugnis zwingend
- Meldestelle kann Meldung nicht zurückhalten oder alleine bearbeiten
Schweigepflicht und Meldepflicht stehen in einem definierten Spannungsverhältnis: Ab Stufe 3 überwiegt die Meldepflicht.
Strafrechtliche Relevanz
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- Bei Stufen 3 & 4: Leitung mit Weisungsbefugnis klärt strafrechtliche Relevanz
- Einbezug externer Fachpersonen und Fachstellen bei Bedarf
- Separate Handlungslogik für sexuelle Grenzverletzungen definiert
- Personalrechtliche Vorgehensweise ist ebenfalls definiert und abzufolgen
Dokumentationspflicht
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- Ausfüllen des Erfassungsformulars ist in jedem Fall obligatorisch
- Erfassung nach Raster Bündner Standard (physische/psychische Gewalt)
- Meldestelle nimmt Formular entgegen, prüft und bespricht mit meldenden Personen
- Sicherstellung des betrieblich vorgegebenen Ablaufs
Hinweisgeberschutz
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- Schutz von Personen, die Missstände melden (Whistleblowing)
- Keine Repressalien oder Sanktionen für meldende Personen — strukturell zu verankern
- Anonymisierte Meldung als rechtliche Absicherung meldender Personen nutzbar
- Institutionelle Verantwortung: aktiver Schutz vor Benachteiligung nach Meldung
- Meldestelle als geschützter Kanal außerhalb der Führungslinie dient auch dem Hinweisgeberschutz
Hinweisgeberschutz ist eine rechtliche und ethische Mindestanforderung. Die Institutionsleitung trägt Verantwortung dafür, dass Meldende nicht benachteiligt werden.
Schutz von Meldenden
Niederschwelligkeit, Anonymität, Fehlerkultur
Niederschwelligkeit als Grundprinzip
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- Kontaktaufnahme freiwillig, formlos und niederschwellig
- Meldestelle außerhalb der Führungslinie (Reduktion der Hemmschwelle)
- Beratung bereits bei leichten Grenzverletzungen und Unsicherheiten
- Auch auffällige Beobachtungen und Unsicherheiten meldbar
Grundhaltung: Es geht nicht um Bloßstellung oder Bestrafung, sondern um eine Kultur, in der das Ansprechen von Problemen „normal" ist.
Anonymität und Vertraulichkeit
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- Meldung an Leitung kann anonymisiert erfolgen (Stufen 1 & 2)
- Weitergabe an Leitung ist bei Stufen 1 & 2 freiwillig
- Meldestelle hält Schweigepflicht ein
- Meldende Personen werden im gesamten Prozess begleitet und unterstützt
Schutz vor Instrumentalisierung
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- Meldestelle muss Standhaftigkeit gegenüber Instrumentalisierungsversuchen besitzen
- Neutrale Anlaufstelle ohne Interessenskonflikte (deshalb außerhalb Führungslinie)
- Rollenklarheit schützt vor Vereinnahmung durch verschiedene Interessengruppen
- Externe Meldestelle (Ombudsstelle) als unabhängige Rückfallposition
Fehlerkultur und psychologische Sicherheit
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- Ziel: Offene Fehlerkultur ohne Angst vor Sanktionen
- Kritik darf angemessen angebracht werden
- Melden von Problemen soll als „normal" etabliert werden
- Kontinuierliche Unterstützung durch Leitungsebene notwendig
- Regelmäßige Supervision und Weiterbildung der Meldestellen-Personen
Zielgruppen & Infomaterial
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- Adressat:innen / PatientInnen — Klient:innen, Bewohnende
- Personen in Verantwortung (PIV) — Mitarbeitende
- Angehörige
- Einrichtung / übergeordnete Stellen — z.B. PUK (Psychiatrische Universitätsklinik)
- Alle können formlos und niederschwellig Kontakt aufnehmen
Infomaterial in leichter Sprache:
- Zielgruppenspezifisches Material für PatientInnen / Adressat:innen
- Merkblatt / Informationsblatt für Mitarbeitende
- Institutionelles Informationsmaterial (z.B. für PUK oder Aufsichtsbehörden)
Implementierung & Erfolgsfaktoren
Einführungsschritte, Ressourcen und besondere Konstellationen
Einführungsschritte
1Konzeptentwicklung: Integration in bestehende Strukturen
2Personalauswahl: Identifikation geeigneter Personen
3Ressourcenzuteilung: Stellenanteile und Kapazitäten
4Qualifizierung: Aus- und Weiterbildung
5Dokumentation: Pflichtenheft, Handlungskonzept, Formulare
6Information & Schulung: Sensibilisierung aller Beteiligten
7Einbindung externer Meldestelle (Ombudsstelle)
8Evaluation und Anpassung: regelmäßige Überprüfung
Dezentrale Strukturen
Bei bestehenden dezentralen Meldestrukturen (z.B. Stationsebene) und hohen Vorfallszahlen in Stufe 1 & 2:
- Schnittstellen zwischen Station und zentraler Meldestelle klären
- Ab welcher Stufe / Konstellation ist zentrale Meldestelle zwingend?
- Informationsfluss zwischen dezentraler Erfassung und zentraler Meldestelle sichern
- Niederschwelligkeit auf Stationsebene bewahren bei gleichzeitiger Koordination
Erfolgsfaktoren
- Klare Kommunikation und Transparenz über Rolle der Meldestelle
- Verankerung als „normale" Anlaufstelle in der Organisationskultur
- Kontinuierliche Unterstützung durch Leitungsebene
- Regelmäßige Supervision und Weiterbildung der Meldestellen-Personen
- Etablierung einer offenen Fehlerkultur ohne Angst vor Sanktionen
- Erreichbarkeit und klare Vertretungsregeln
Zeitbudget & Kapazitätsplanung
- Durchschnitt Bogen/Woche ermitteln (Baseline für Ressourcenplanung)
- Pro Bogen ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit einrechnen
- Zusätzlich Zeit für Fortbildungen neuer Mitarbeitender einplanen
- Entscheidungsschleife über Geschäftsführung bei Kapazitätsengpässen
- Zeitbudget muss strukturell im Stellenplan verankert sein — nicht als Zusatzaufgabe
Faustformel: ⌀ Bogen/Woche × 0,5h + Fortbildungszeit + Puffer = minimaler Stellenanteil Meldestelle